Presentazioni di dati efficaci con Excel, vuoi crearle al meglio? Come usare lo Storytelling in 6 mosse.
Marketing Narrativo, Storytelling, Strategy and Psychology
Potrà sembrare controintuitivo, ma presentazioni di dati efficaci con Excel non partono dalla visualizzazione dei dati bensì dalla comprensione del contesto del bisogno di comunicare.
Quali sono le informazioni rilevanti? Chi è il pubblico? Quale frase useremo se fosse l’unica disponibile? Quali potrebbero essere le resistenze? I dati sono già conosciuti o sono una novità? Alla base di queste domande sta il principio che è possibile condensare il succo addirittura in una frase concisa.
Vi propongo di utilizzare la storia in tre minuti. Come raccontereste i dati esposti in questo tempo conciso? Generalmente lo storyboard, ovvero la preparazione di una scaletta in forma visuale dei contenuti che si vogliono creare ( i post-it sono perfetti ), aiuta a mettere ordine e consente una corretta pianificazione.
Ecco un esempio pratico.
La grande idea sta nella presentazione finale, nella raccomandazione e questo aspetto, potremmo iniziare a concepirlo come elemento principale da comunicare con i dati.
Ricordatevi che:
- Esistono diversi tipi di grafici ma ne bastano pochi per la maggior parte delle esigenze.
- Generalmente se dobbiamo rappresentare solo due dati, può bastare la forma testuale.
- Le tabelle sono ottime per un pubblico misto e ognuno può cercarsi la riga che lo interessa.
- I grafici interagiscono con il sistema visivo e consente di cogliere le informazioni più velocemente di una tabella.
- I grafici a dispersione possono essere utili per mostrare la relazione fra due variabili.
- I grafici a torta vanno evitati, non fidatevi dei vostri occhi e non usate il 3D.
In conclusione se vi chiedete: Qual’è il grafico giusto da preparare con Excel per la mia situazione? Come posso creare una presentazioni di dati efficaci?. Quello che risulta più facile da leggere per il vostro pubblico.
Evitate il rumore, estrarre i dati non dovrebbe rappresentare un carico cognitivo. Usate i colori con parsimonia tendendo conto della tonalità emotiva. Mettete le informazioni più importanti in alto a sinistra, dato che è l’angolo da cui l’occhio inizia a scorrere sullo schermo. Pensate come un designer e non dimenticate di curate l’estetica.
Ora vediamo l’utilizzo dello storytelling per la rappresentazione dei dati con Excel. Pensate al potere delle storie, sono davvero magiche. Hanno il potere di catturarci, rimangono in testa molto più dei fatti.
Perché non sfruttare il loro potenziale per preparare presentazioni di dati efficaci? Dobbiamo immaginare un inizio (la trama), una parte centrale (i colpi di scena) e una fine (invito all’azione). Dobbiamo pensare all’importanza aggiuntiva della narrazione e utilizzare il potere della ripetizione per far si che le storie si imprimano nella mente del nostro pubblico.
Il protagonista di ogni storia che raccontiamo è il nostro pubblico, la storia riguarda lui, non noi. Non limitatevi più a mostrare i dati, ma raccontate una storia con i dati.
Per riassumere ecco i 6 metodi infallibili per creare presentazioni di dati efficaci:
- Comprendere il contenuto
- Scegliere una presentazione visuale appropriata
- Eliminare ciò che è d’ingombro
- Concentrare l’attenzione dove si vuole che sia concentrata
- Pensare come un designer
- Raccontare una storia stimolante
